【読書】「仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか」2017/08/13

片付けも教師修行の一つと思えば…
ビジネスマンが「探し物」に充てる時間は、1日に30分もあるそうです。

そうすると1ヶ月で22時間、年間で132時間もかかっているそうです。

さらにこれを給料(お金)に換算すると…。と例が載っています。

ここまではよくある話ですね。私が取り上げるまでもないです。





この本の面白いところは、

単純に「デスクを徹底的にきれいにする、それを維持する」

というだけでなく、

それがどうして「仕事ができる人」につながるのか、

というところまで踏み込んだことでしょう。



例えば、

「仕事の状態」
 ・忙しい ・余裕がない ・追われている ・混乱 ・押しつぶされそう

 ↓↑

「デスクの状態」
 ・モノや書類が溢れている ・資料が散乱
 ・パソコンデータがグチャグチャ ・必要な物といらない物が混在

 ↓↑

「頭の中の状態」
 ・整理がつかない ・仕事の優先順位を見極められない
 ・すぐ混乱する ・問題解決できない



という悪循環を起こしているというのです。まさに1学期の私です。

やはり手っ取り早いのはデスクの片付けですね。

以下、自分で参考になったエッセンスだけを取り出しておきます。





【片付けの基本動作】
step1 外に出す
     片付けたい場所の物を、とにかく全部1か所に出す
↓ 
step2 分ける
     減らす基準を決めて、「要」「不要」に分ける

step3 減らす
     step2で「不要」とした物を減らす

step4 しまう
     手元に残った物を配置などを考えず、とにかく元の場所にしまう



なるほどと思ったのは、step4で工夫も何もなく、元の場所に戻すということです。

片付けが苦手な人は整理(物を減らす)を徹底して行ってから、整頓に入ることが大切だそうです。

また、デスク周りを細かく分割して、1か所ずつ片付けていくというのも大事だと思います。





【保管と保存は別である】

●保管する書類
 特徴
 ・業務で日常使用するもの
 ・修正、追加、削除が可能

 しまう場所
 ・オフィス内のデスクの引き出し、ロッカー、共用棚など

 処分の目安
 ・プロジェクトや年度ごとにファイルを仕分けし、それぞれ保存に移すタイミングを決め、時期がきたら保存処分と処分書類とに分ける



●保存する書類
 特徴
 ・現状のまま置いておくもの
 ・修正、追加、削除は不可

 しまう場所
 ・オフィス外の倉庫、トランクルーム等またはロッカー等

 処分の目安
 ・社内規定や法定期間に従って、一定期間(1年~10年くらい)を経てから処分する。永久保存書類は例外。


これが難しいんですよね。どれが保管で、どれが保存か、誰も教えてくれないのです。

書類を渡されて「綴じといて」なんて言われますが、どこに綴じるのか、いつか必要になるのか(なったことは1度もない)、まったくわからずに「はぁ」と受け取っています。

まぁそのときに聞けばいいんでしょうけど、実は渡した本人も分かっていないというのが本音でしょう(人に渡す=自分で管理しなくて済む)。





【正のスパイラル】

いつも時間に余裕がある
 ↓
片付ける時間がある
 ↓
いつも身の回りがスッキリ片付けている
 ↓
物を探す時間が最小限ですむ
 ↓
いつも時間に余裕がある





〇整理で常に「物」を分けることが、仕事で扱うさまざまな「事」の、何が重要で、何を後回しにすればいいかを、判断する訓練になる



〇外に出すことで、自分の頭にあることが客観視できますし、思考の堂々巡りから抜け出せ、より良いアイディアを生み出すきっかけになる



〇「しまう」を徹底して行うことは、目的遂行のために、あえて「無駄なことはやらない」という、毅然とした態度を身につける機会にもなる



〇「使ったらすぐしまう」を日々心掛けている人は、上司や周りの人からのとっさの依頼にも、すぐ対応できる人
「すぐにしまう」という行為が、ある意味、対応力の訓練になっている。



〇「物の置き場所をきちんと決められる」人は、頭の中もスッキリとクリアで、ほかに必要な物を入れなければいけない場合でも、それを受け入れられるキャパシティがある



〇片付けは「15分=1セット」。人は時間を区切ることで、判断能力が高まっていく。15秒の中で、ある判断を下すということを、ビジネスの日常の中で繰り返していけば、普段より集中して判断しようという気持ちが働いて、確実に判断能力はアップします。





じょうごが上にも下にも広がっている(砂時計みたいに)と、たくさんの情報がインプットされてきても、溢れることなく処理をして、さまざまなアウトプットをすることができます。

それがつまり「仕事ができる人」なわけです。

カバンやパソコン内の片付けについても載っています。





さて、私はこの本をもとにして、職場のデスク周りを片付けてみました。



特にデスクの上はひどいです。

教科書やファイルのうえに、生徒からの提出物などをついつい載せてしまうので、地層のようになっているのです。

そして教科書を引き出す時には、その上の地層を崩さないように無駄に慎重にやっています。



デスクの手前の引き出し(エリア5)は、毎年カオスになっています。

ここは入れやすいので生徒の個人情報など、出しっぱなしにしておけないもの、ほかの書類と混ざってはいけないものを、ついつい入れてしまうのです。

その時は「一時的に」なんて思っていますが、年度の終わりまで持ち越される「墓場」であることが多いのです。



またデスクの下の足元(エリア6)も、捨てよう捨てようと思いつつ、シュレッダーするのが面倒になって溜め込んだ、書類の吹き溜まりです。



本に書かれているように実践した結果、この3ヶ所をキレイにすることができました。

教科書の上は何もなくなりました。

手前の引き出しはなんと空になって、カギだけになりました。

足元エリアはゼロ秒思考で使うためのA4裏紙と、もしかしたら必要になるかもしれない書類だけになりました。



さて、1日15分の時間を見つけて、また片付けていこうと思います。

リバウンドさせないことが、これからの課題になるでしょう。

やっぱりできると嬉しいものですね。がんばります。

【読書】仕事ハック、巡り巡って戻ってきた。2017/08/11

詳しくは前著のほうがいいでしょう。
借りてきた本に、リズ・ダベンポートの「机の上はいらないモノが95%」がありました。

ビジネス書コーナーで見たときに、「コックピット」「管制塔プランナー」というキーワードが気になって借りてみました。



話は非常にコンパクトに詰め込まれていますが、どれもこれも見たことがあるなーと思いました。

気になって最後の出版年を見たら2008年。そして著者紹介に「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」が代表作とありました。

これは、私が仕事術を学ぼうと思ったとき、初めて手に取った本です。



あーやっぱりと思いました。管制塔プランナーの話も、U字型デスクも、どおりで聞いたことがあるわけです。

むしろここから私は手帳術にはまり、フランクリンプランナーを試したり、毎年ほぼ日手帳とEditを比べたり、あげくに教師手帳というオリジナルリフィルを編み出したりしたのです。

この本は、その前著をコンパクトにまとめたものだそうです。





ほぼ再読なので、内容はストンと落ちます。

この本に書かれている通りです。

ですから、あえて、自分の言葉でまとめてみます。



1 必要なものは自分の手元に、使う頻度にあわせてだんだん距離をとるようにする。

2 情報は一元管理。すべての予定やメモを一冊の手帳にまとめる。

3 書類はトレイで管理し、待機トレイを定期的に空にする。

4 自分が集中できる時間と場所を確保する。

5 1日の計画を立てて着実に実行し、先送りするものは確実に予定に組み込む。

6 そして定期的に点検する。(書類の95%はいらない。)



魔法の質問

Q1 「それを捨てたら困りますか?」

Q2 「過去6か月にそれを使いましたか?」または「この先6か月に使う予定がありますか?」

Q3 「同じものがほかで手に入りませんか?」



改めて、自分の手帳の使い方、デスク周りを見直したくなりました。

書類の整理に時間と手間を割いてみようと思います。

原点に立ち戻った気持ちにさえなりました。




【目次】

PART1 机の上にあるモノの95%はゴミ―デスクまわりの整理術

1 自分だけのコックピットをつくる

2 仕事を見渡す「管制塔」をつくる

3 ハンパ書類の集合場所をつくる

PART2 効率的なスケジュール管理のための簡単ルールー時間管理術

4 スケジュール管理を最適化する三つのルール

5 システムをルーティン化する

6 定期点検

【図書館】ビジネス書を読んで仕事を立て直す2017/08/09

今年度は経験者研修2という大きな仕事が入っています。

そのために、先日管理職に指導を受けたように、今までの仕事の仕方が通用しなくなってきています。

一学期はギリギリ乗りきりましたが、二学期は・・・

生徒会役員選挙、文化祭、中教研(県大会、二次研)、
三者面談、進路事務、放射線教育講座、PTA広報の発行

パッと思い付くだけでもこれだけの仕事があります。

その合間に自分で経験者研修2の研究授業をあと3回やらなくてはなりません。

冬休みはそれをまとめて論文にするなんて仕事もあります。





そんなわけで、自分の仕事を立て直すべくあれこれやっていくことにします。

まずは、学校のデスク回りを整理整頓しました。

100均で買ってきたファイルボックスを使ったり、積み上げていた紙類をしまったりしました。

終わったとは言えませんが、少しスッキリ。



つぎに書斎。

こちらもパソコン横の作業スペースにごちゃごちゃしていた荷物を片付けました。

久しぶりに机が見えました。ちょっとスッキリ。



しかし、毎回これで終わってしまうから、すぐにリバウンドするんですよね。

今年度で異動を希望していることもあって、今からいらないものを処分していきたいなーと思いました。

そんな折、夏休みの研修中に、久しぶりに図書館に行くことができました。

で、ビジネス書のコーナーで5冊の本を借りてきました。

これを参考に、今まで以上に効率的かつ持続的な仕事術を身に付けようと思います。





【図書館で借りてきた本】

「サクッと1分間 整理・ファイリング術」
   桃井 透/ぱる出版(2011)


「仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか」
   小松 易/マガジンハウス(2010)


「机の上はいらないモノが95%」
   リズ・ダベンポート/草思社(2008)


「結果を出している人が必ずやっている手帳フル活用術」
   永岡書店(2010)


「仕事日記をつけよう」
   海保博之/WAVE出版(2012)

ファイルがパンパンになってる2017/08/07

このファイルが数十冊ありました。。。
学校の先生の宿命でしょうね。

紙の書類が大量にあります。

会議のたびに配られる会議の要項、教育委員会からの通知や、先生方から配られる各種の計画。

挙げたらキリがありません。



年度末に処分するようにしていますが、昨年度の終わりに余裕がなかったために、昨年度のファイルをそのま継続して使っていました。

これらを、この夏休み中になんとかしようと思います。

整理するのも大切ですが、処分できるものはしたほうがいいですね。(異動になる予感)



とりあえず紙ファイルを事務室から頂戴しました。

また100均でファイルボックスと書類立てとクリアファイルを買ってきました。

これで机の上のファイル類と、下の引き出しのファイルと、後ろの戸棚のファイルを何とかします。





教員になりたての頃は、どの書類を保管しておけばいいのか分からず、とりあえず全部の書類をファイルしていました。

おかげで、「書類が見つからないときはkatoo先生に聞けばいい。」と言われるまでなりました。

ときどき「2年前のあの書類ある?」なんて訊かれて、「はい、どうぞー」なんてこともありました。

しかし、そんなシステムは長続きするはずもなく、数年後には職場でも家でも書類があふれるようになりました。

整理のために購入するファイルも、金額がシャレにならない積み重なってきました。

そんなわけで、5年目の異動でできるかぎり捨てるようにしました。





そんな経験をしても、それでもまた書類を溜め込んでしまいます。

はっきり言って、職員会議の書類なんて、1年前のものをたまーに探すくらいで、無ければ無いで何とかなるものです。

終わったらどんどん捨てていいはずです。



他の先生方の指導案も、自分の参考になるのはごくわずかです。

結局、自分で使うようにするには、それを元に考え直すしかありません。

アイデアやエッセンスには価値を感じますが、紙そのものを保管する価値は感じません。

メモをまとめたら捨てていいはずです。



そこまで分かっていても、捨てられずに、わざわざパンチで穴を開けて、なにがしかのファイルを用意して(わざわざ買ってまで)、いちいち綴じ込んでしまっているのです。



これはもう仕事の仕方というだけでなく、脳の仕組みレベルで何とかしないといけないように思います。

この夏休みも忙しいのですが、何とかしたいですね、何とか…。

これも毎年同じように思っていますがね…。

夏服を買ってきました。2017/07/30

まともな記事・・・かな。
正直、服を買うのは苦手です。

自分に何が似合うのか分からないし、それを悩むほど洋服に興味がありません。

仕事で着るスーツやワイシャツ、ネクタイは選ぶのが楽しいです。(お金の問題はさておき)

意外と嫁ちゃんの服を選ぶのも楽しいです。(自分の好みを言えばいいから)

でも自分の普段着や休日外出用のカジュアルな服は選べません。





今回もアドバイザーの嫁ちゃんを連れて、意見をいただきながら、Tシャツ3枚、サンダル、下着を買ってきました。

ショートパンツ、カジュアルジャケットも探しましたが、気に入ったのが見つかりませんでした。

自分、今年で40なんです。アラフォーとしての自覚を持って、ファッションも少しずつそれに合わせて変えていこうと思っています。





30台前半のときは「Gainer」とか熱心に読んでました。あのころはブランド物にも少しは興味がありました。今はからっきしですね。

お金の問題が一番です。自分の服を買うくらいなら、やっぱり子供たちに使いたい、使ってほしいと思いますからね。(今回も安物です。)

今年は冬に愚かな過ちをして、スーツを新丁してしまったので、ますます洋服からは遠ざかりそうです。数年分の私服代を費やしてしまった後悔をいつまでも引きずっています。



さて、今度の家族旅行には、この服を着ていきます。
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